行政秘书实务操作

【课程背景】
对高级助理和秘书来说，没有受到专业系统训练，将无法从战略性全方位角度认知秘书与助理的工作；在所从事的工作中感觉缺乏理论支持；工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏；想为领导作的更多、更好却没有好的方法、思路；想更好的执行领导的政策，却总是得不到支持；想给公司节省费用，但却不知从何处下手，想更好地处理好公共关系（政府公关），却总是不得要领----诸如以上的问题，都是每个助理秘书工作人员所面对与困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成了我们必须面对与解决的课题。
【课程目标】
－清晰了解文秘、行政助理的角色认知，认知自己的实力布局
－了解并帮助塑造作为一个专业化的行政助理、秘书所需具备的职业形象与商务礼仪
－提升作为专业助理级行政人员的客户接待能力
－提高行政助理及文职人员的时间管理能力，最终提升工作效率及工作质量。
－了解高效会议管理的技巧，并通过练习成为卓越会议记录、会议主持人的角色。
－成为上司的得力助手，使之沟通及协调等工作更加专业化。
－熟悉办公事务的处理技巧：通过现场练习，现场点评，情景演练
【培训对象】
各级助理和秘书：总裁（总经理）秘书、部门秘书、办公室主任、行政部经理（助理、主管、文职人员等)

【课程框架】
第一部分 企业行政文秘职业素养及角色认知
一、行政人员工作定义与定位分析；
二、企业文秘职业的价值潜能
三、文秘人员的职责与主要工作内容；
四、行政文秘职业技能的核心要求
五、了解自己，准确定位

第二章：得体的行政文秘职业形象修炼
一、形象设计技巧：
（一）要有一个统一的风格
（二）个人形象设计与职业整体形象协调
（三）个人形象设计与个人风格协调
（四）个人形象因客户不同而做微调
二、仪容修饰技巧
（一）用五感原则打造个人形象
（二）女性化淡妆，力求状成有却无
三、服饰装扮技巧
（一）穿着的TOP原则
（二）服饰礼仪：佛靠金装，人靠衣装
（三）装扮礼仪：三分长相，七分打扮
（四）制服、首饰、领带、鞋袜等配带要求
四、“举手投足显本色”的优雅仪态礼仪
（一）眼神的交流
（二）表情的渲染
（三）站姿的传递
（四）走姿的象征
（五）手势的含义
（六）蹲姿的优雅
五、商务接待礼仪修炼
（一）正确称谓
（二）问候寒暄
（三）名片礼仪
（四）握手礼仪
（五）介绍礼仪
（六）礼仪距离的把握
（七）奉茶礼仪
（八）引领服务礼仪
（九) 座次礼仪
（十）送别礼仪
（十一）乘车礼仪
（十二）邀约礼仪
（十三）通讯礼仪
1、电话
2、邮件
3、微信
（十四）会议礼仪
1、用无感原则布置会场
2、会议组织的注意事项
六、办公室环境礼仪管理
（一）个人办公环境
1、个人办公环境的影响
2、解读人的大脑与办公环境的关系
3、办公室环境5S管理
（1）邮件管理
（2）文件资料管理
（3）库存管理
（4）报销流程管理
（二）公共办公环境
1、办公环境风水认识
2、办公公共区域的布置原则

第三章 高效沟通与情商训练
一、什么才是真正的沟通？
二、沟通中我们常忽略的事——乔哈里视窗的秘密
三、高效沟通四步曲
（一）第一步：望——会用心预测需求
1、如何提升察言观色的技巧
2、如何使用自己在沟通中的微表情
3、如何快速确认受众类型及沟通方式
（二）第二步：闻——如何让对方感受到尊重
1、聆听的技巧——听出动机，听出尊重
2、如何巧妙的赞美对方
3、如何巧妙的使用赞美中的二级反馈拉强化团队协作
4、避免沟通误会的——确认与反确认
（三）第三步：问——如何正确挖掘需求
1、什么样的问题才能产生积极导向
2、问题的种类
3、如何用问挖掘对方需求让对方感觉尊重
4、什么样的问能控制谈话的节奏
（四）第四步：说——如何与客户建立亲和力
1、谈话中迎合与引导的技巧
2、如何用共赢心态处理部门与同事间的障碍？
3、如何巧妙说服对方？
4、提升沟通表达说服力的语言文字组织方法
5、语言礼仪规范分类与应用
迎候语
称谓语
交流语
赞美语
道歉语
拒绝语
结束语……
四、行政文秘职业需要的是情商高手
（1）调整心态、快乐工作 
（2）如何管理情绪与压力
（3）如何巧妙应对部门间的合作
（4）如何凝聚团队合作精神

第四章 引爆你的思维潜能，提升工作效率
一、当今社会的核心竞争力——思维
二、增强你战斗力的法宝——记忆法
（一）联想法、串联法的应用
（二）定桩法让你过目不忘
三、记忆法如何与思维导图做链接
四、提升工作效率的工具——思维导图
（一）什么是思维导图
（二）思维导图的设计方法
（三）思维导图在工作中的实操训练
1、演讲训练
2、快速阅读训练
3、目标、时间、日程管理训练
4、分析解决问题训练
5、做工作统筹训练
6、工作汇报训练
7、工作文稿撰写训练
8、谈话内容设计训练
9、会议活动管理训练
五、提升部门工作协调能力训练
（一）甘特图
（二）甘特图的实操训练

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