处理行政事务

课程背景：
随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。 经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地全方位处理行政管理工作； 同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨，不知道该如何有效率地处理行政事务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。
为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。

课程收益：
提高基行政工作能力，逐步成为合格的企业管理层
掌握行政管理中的各种技巧，提升行政风险管理技能
运用专业的测评工具，了解自己的行为风格并掌握针对性的改善方法
学会快速判断其它人行为风格并与之有效沟通的技巧，提升办事效率

课程大纲：
单元一、 秘书/助理的角色认知
秘书/助理职能
初级秘书/助理：事务性文员
中级秘书/助理：事务性文员＋辅助管理
高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
怎样清晰自己的岗位职责――学会编写岗位说明书
优秀秘书与一般秘书的能力差异
秘书助理的职业形象?合宜的装扮及姿态举止
秘书/助理的职业生涯规划
关键的三个观念转变销售意识、产品化、细节

单元二、 提升秘书/助理的沟通技巧
老板/同事心目中坐标系――什么是五星级秘书/助理/行政人员
沟通的本质和过程是什么
为什么总是有沟通障碍沟通的乔哈里视窗和沟通漏斗
认识你的沟通对象PDP技术和NLP技术
学会管理你的上司四项限和5W1H工具的使用
小游戏：听懂经理的话了吗？
跟上级沟通的原则
如何在特殊情况下对上及对下沟通冲突、小报告、越级指挥、谈判等

单元三、 办公室的5S管理
5S的涵义
怎样做好办公室的整理工作
怎样做好办公室的整顿工作
怎样做好办公室的清洁工作
怎样做好办公室的清扫工作
推动变革的注意事项和操作方法

单元四、会议管理
成功会议的5个特点
会议管理的两个“三三三”法则
会议时间安排的技巧
会前准备会议议题的收集和安排
会中协助?如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对
会后整理如何做会议纪要及会议决议的跟进工作
练习：如何组织一场讨论会议

单元五、时间管理和计划管理
时间管理的五个原则和三个工具
PDCA工具在制定计划时的灵活使用
确定SMAC的目标，制定工作计划
怎样做年度/月度/周度工作计划，提供样表
出差日程的安排?案例分享：国内出差及国外出差的日程安排

单元六、事物性项目性工作的组织管理
事务工作有哪些
学会列事务清单
沙盘演练：怎样组织一场周年庆典大会
用项目手册管理工作
事务性项目工作组织的12字口诀
制作项目手册的方法
案例分享
哪些现代化的办公软件你要熟练使用

单元七、文档管理
文档管理标准规范
文档分类的工作规范
文档存储的工作规范
文档查阅的工作规范
文档分装的工作规范
文档销毁的工作规范
文档保密的工作规范

单元八、企业秘书与助理礼仪常识
接待礼仪
办公室仪礼
电话礼仪与应对技巧

单元九、商务公文写作
商务公文写作的概念及公文的要素
公文写作的步骤
确定目标
确定文章的正式程度
决定文章的风格
选择文章的层次结构
列大纲案例分享及练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
撰写初稿
常用公文写作及公文格式要素范例
通知
报告
请示
批复
会议纪要
邀请信

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