文秘办公室工作培训

课程收益
一、文秘工作
1.了解文秘工作的涵义,熟悉文秘工作的内容特点和作用,掌握文秘的定义和职业特征,了解文秘的类别和层次,树立正确的文秘工作发展防线
2.帮助学员提升文秘必须的办公室交际接待、协调、组织和会议管理、时间管理等能力
二、文秘新闻写作
1.帮助学员了解新闻写作的基本规范及要求,掌握新闻采访、主题构思、材料收集、语言组织的基本技巧,提升新闻写作的基本技能
2.帮助学员掌握常见新闻类文种写作的方法与技巧,提升新闻写作的实战水平
3.帮助企业全面提升内部新闻写作的综合素质,促进企业宣传质量的提升,打造企业品牌宣传竞争优势
三、文秘档案管理
1.帮助学员系统地掌握档案管理的理论、原则、规则、技术和方法
2.帮助学员掌握档案实体管理中的档案价值鉴定、档案的收集、档案的整理、档案的保管、档案的登记和统计等原理、技术和方法
3.帮助学员掌握档案信息资源开发的意义和原则,档案检索、档案编研、档案提供利用等方法

课程对象:
企业各级管理人员、行政管理人员、各级文秘人员

课程特色:
课堂讲授+案例分析+小组讨论+情景演练,突出实战性与实用性

课程大纲
第一部分
第一章 文秘工作基础
一、文秘办公室工作的“四个转变”
二、文秘办公室工作的六个作用
三、文秘办公室工作的三项原则
四、文秘办公室工作的八个特点
五、文秘工作人员三大知识素养
六、文秘工作人员必备七大能力
七、文秘工作人员的职业操守
【案例分析】繁忙的文秘是如何出错的
【现场讨论】她为什么做不了这个工作

第二章 办公室效率高手
一、办公室的七大效率杀手
二、办公环境四项优化
三、文秘会议管理
1、会前的计划与筹备
2、会议的组织服务
3、会议后的跟进工作
四、接打电话
1、文明用语,轻松沟通
2、让对方“听”到你的笑容
3、走出十三种电话困境
五、妥善时间管理
1、五步骤管理上司时间
2、善用工具分清轻重缓急
【案例分析】清理纷乱的办公室
【实用工具】四象限法分清事情轻重
【现场演练】文秘人员接听电话

第三章 文秘接待工作
一、 文秘待客五原则
二、递茶水的七步骤
三、如何帮助上司脱身
四、说“不”的艺术
五、四项原则接待投诉者
【案例分析】办公室紧急事态管理

第三章 文秘必备商务礼仪
一、 随从上司出行礼仪
1、步行礼仪四项注意
2、乘车上下车礼仪
3、乘车注意三种座次安排
4、女性文秘如何上下车
二、陪同上司商谈礼仪
1、聆听六要素
2、适时圆场
三、拜访客户的礼仪
1、事先约好时间
2、做好准备工作
3、如何进入被访者的办公室
4、商谈的三项注意
5、结束拜访的三项注意
【现场演练】模拟拜访客户
【图片案例】女性文秘人员如何上下车

第四章 文秘沟通技巧
一、 影响行政文秘沟通的四个因素
二、行政文秘有效沟通的五个原则
三、行政文秘四个有效的沟通技巧
四、行政文秘如何与上司沟通
【案例分析】上司为何认为他不行
【现场演练】找到朋友

第二部分 文秘档案管理
第一章 企业档案工作规范
一、最新文件档案规范
二、档案工作规章
三、档案管理工作业务
四、档案信息化
五、档案工作设施、设备配置
【实践操作】文书档案装订规范
【案例分析】档案柜架排放与编号、档案装订【实用工具】档案室防护检查表

第二章 档案管理务实
一、档案管理工作的一般流程
1、档案接收工作流程
2、档案接收工作制度
二、文书档案
1、归档范围
2、保管期限
3、归档时间
4、归档要求
三、人事档案
四、声像档案
五、实物档案
六、电子文件
1、归档范围
2、归档时间
3、归档要求
七、录音录像档案数字化规范
八、数码照片归档标准
【案例分析】某公司文书档案管理制度、某公司技术档案管理制度、某公司电子档案管理制度

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