专业秘书综合技能提升培训

【课程背景】
专业秘书（及行政管理人员，以下均简称秘书）工作以其特殊性，在企事业单位、政府机关行政管理的重要作用愈发凸显，秘书职业的社会化、知识化、专业化发展也对秘书职业从业者提出了更高的期望与要求。进入信息化社会，以计算机为代表的信息技术带给人们工作、生活快捷、方便的同时，国人的汉子书写能力及文章写作与水平，在迎接挑战的同时，也带来了更多有利于行政管理办公现代化的契机。提高秘书职业从业者综合性、多元化能力，不仅可以提升从业者的个人素质能力，而且对于社会具有带动和示范意义。
【课程收益】
通过课程学习、实训及辅导实现如下目标效果：
1、明确各级行政管理人员的职业发展方向
2、学会编写自己的岗位说明
3、明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识
4、学会奠定非领导的“领导“地位
5、运用流程化管理技能提升行政管理工作水平
6、有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率
7、规范文档管理为企业运营发挥重要作用
8、提升商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力
9、学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧
10、了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象
【课程对象】政府机关、企事业单位从事行政、秘书工作人员等
【课程时间】2天-3天（12-18课时）
【培训方式】视频教学、案例分析、小组研讨、角色扮演、游戏互动

【课程提纲】
开场
致欢迎词及课程介绍
引导： 你所了解的秘书工作（行政管理工作）有哪些?
一、秘书工作角色认知及职能认知
1、秘书的角色认知：
狭义及广义之分； 
秘书机构的地位：中枢辅助；综合办事；外联窗口；“不管部”；枢纽。
秘书机构的基本职能：辅助领导，办理事务。
.秘书工作的内容
.秘书工作的一般特征
秘书工作的本质特征
秘书工作的基本规律
秘书与领导的关系
2、秘书工作职能使用指导思想
坚持“三服务”的指导思想：为本级领导服务，为各部门服务，为员工与客户服务。
办公室主任的主要职责：辅助决策  处理事务 协调管理 工作把关
.决策和辅助决策：决策准备阶段、预案设计阶段、方案优选阶段、决策实施阶段

二、新时期秘书必备的素质
1、基本素质要求：
职业道德：任劳任怨、忠于职守、严谨务实、公道正派、谦虚好学、开拓创新
  秘书礼仪修养与形象：宽容的原则、敬人、自律、遵守、适度、真诚、从俗、平等
交际原则：白金法则：以对方为中心的三A法则：
1.Accept 接受 2.Appreciate欣赏 3.Admire赞美
秘书的知识与技能结构：视野开阔，基础厚实；能力全面，特长突出；熟练掌握现代信息技术，具备良好的语言文字表达能力，敏于思考，勤于办事
2、部分重要工作分解及演练：

A、接待工作
案例：接待与电话带来的经济效益?    
接待工作的意义1.展示形象的重要窗口2.牵线搭桥的主要形式3.获取信息的有效渠道。
接待工作的原则：1.诚恳热情2. 讲究礼仪3.细致周到4.俭省节约，按章办事
5.保守秘密6.对口接待，分工负责。
秘书接待中交往与位次礼仪（全程演练）：
1.形象礼仪
2.介绍礼仪
3.名片礼仪
4.握手礼仪
5.位次礼仪（含车辆座次、会议座次等）
6.行进指引礼及电梯礼仪
7.就餐礼仪
案例演练：
事先约定同等级别客户拜访案例（选用）
未经预约不知情况客户拜访案例（选用）

B、办公自动化、网络及电话通信礼仪
体验：打开你的微信，看看你是什么人?
避免简单低级错误重复发生
邮件处理及注意事项（邮箱、QQ）
即时对话注意事项（微信、即时通话工具）
自媒体发布注意事项（微信、微博、博客）
电话通信注意事项
当面交流注意事项
案例演练：
与本公司其他部门邮件沟通事务案例（选用）
公司突发事件朋友知晓询问案例（选用）

C、会议与会务组织工作
研讨：这次会议你怎样准备到位?
会议的含义：有组织、有领导的集会议事。
会务工作原则：充分准备、严密组织、周到服务、勤俭节约、安全保密、提高效率。
会议筹备工作流程1.拟定会议预案2.起草会议文件3.发出会议通知4.联系会议住地和会场5.制作会议证件6.布置会场7.安排会议报到8.安排预备会议会场9.做好会议筹备工作的有效措施。
秘书的会议准备：人员、资料、设备、预判及结果追踪
会议组织工作1.会场签到2.分发会议文件3.组织会议记录4.编印会议简报或情况反映 5.组织选举6.安排参观活动 7.组织文娱活动8.安排合影 9.会议新闻通稿10.会议文件回收11.会议文件归档12.掌握会议贯彻落实情况13.会议经费结算
案例演练：
本公司月度经济活动分析会召开案例（选用）
供应商年度会议安排案例（选用）

D、领导服务及下周工作日程安排
案例：一份领导的日程安排表
计划先行（先领导后部门、先主要后次要、先大会后小会、先紧急后长远）
日程提醒及突发事件注意事项
洗手间礼仪
与领导交谈的艺术
着装的区分原则
案例演练：
公司3 位老总下周工作日程安排表（选用）
张总正在开会中，公司突发事件汇报流程案例（选用）

E、文书撰拟与公文处理
提问：最常用的办公室公文是什么?
.党政机关公文定义
.公文处理工作定义
文章与文体
写作及规律
公文写作特点与规范
常用文体实训（选用撰写）
（1）知识要点讲解及案例分析
（2）应用训练
（3）作业辅导
1）通知、通告、通报
2）会议记录与会议纪要
3）请示与报告
4) 计划与总结
5) 领导讲话
6) 文化内刊等

F、办公室信息工作
探讨：你最经常看内部刊物的什么内容?
信息的特性
.办公室信息工作的基本要求
应该具备的若干信息意识
调查研究及其程序
调查研究的基本类型及常用的调查方法
案例演练：
根据所给出的资料，拟写一篇近期生产情况的调研报告。

3、秘书各项工作流程及工具包：
（1）辅助领导决策的工作流程
（2）沟通协调关系的工作流程
（3）信息处理工作流程
（4）文件管理流程
（5）日常事务安排、督导流程
（6）一般会议议程、安排流程
（7）领导外出安排流程
（8）接打电话的礼仪规范
（9）接待来访礼仪“三步曲”
（10）握手礼的三步法

三、秘书工作综合事务管理
1、沟通协调及有效沟通方法
体验：无声的游戏
与领导沟通
与同事沟通
协调领导之间关系
协调部门之间关系
协调外部与企业之间关系
案例演练：
两个部门在工作会议后的争执
2、文书处理七件事
故事：一份文件的自白
收文处理、发文处理、文书清退、文书立卷、文书归档、文书销毁
印信管理、
案例演练：
一份文件的产生及生效

3、办公室日常事务管理
视频：一个白领的一天
制度管理
环境管理
资源管理
效率管理
日常事务及人事管理
案例演练：
办公室晨会
4、行政后勤与安保管理
讨论：办公室管理设备知多少?
车辆及办公设备管理
领导及一般值班管理
信访及档案管理
食堂宿舍管理
环保绿化管理
消防保卫管理
商业秘密保护及网络安全管理
案例演练：
视当天学员情况而定

5、突发事件管理
组织抢救（平息事态）、报告情况、保护现场、善后疏导、调查处理、总结重建。
案例演练：
办公楼发生的火灾
课程回顾+结束
在课程中，我学到了什么，什么能够马上拿到工作中运用?
课程回顾，分享交流
表达期望、祝福

专业秘书综合技能提升培训