业务档案管理实务培训

课程背景：
随着《中华人民共和国档案法》的规范执行，国家档案局等部委、各地政府及企业均出台了相应的管理办法，不断规范各类档案管理。房地产开发企业的档案管理是房地产行业单位诸多管理工作中重要的组成部分。房地产企业的开发项目由于其规模大、工期长，执行过程中形成的材料多，特别是由于其关联和涉及的部门和单位环节众多，档案管理难度较大。如何识别各类档案性质，对档案进行恰当分类？怎样做好房地产业务档案管理的规范化、信息化、安全化，怎样发挥业务档案管理在本单位业务经营中的作用？。。。本课程回答上述问题，帮助您快速掌握档案管理实务，快速建立本单位业务档案管理流程。
课程收益：
.熟练掌握档案的定义及分类办法，对本地产企业的档案内容进行分类；
.把握档案管理的原则及流程；
.有效提升快速建档、安全管理及档案利用三大水平；
.解读电子化档案管理事务，提升本单位特殊载体档案的管理能力。
课程时间：2天，6小时/天
课程对象：房地产企业内涉及业务档案管理的人员。
课程方式：1.主题讲授；2.案例研讨；3.视频欣赏；4.分组演练

课程大纲：
前言：
案例：2016年一起北京市擅自销毁工程建设审批档案的违法案件启示
第一讲：库里乾坤大——档案管理的基础知识
一、关于档案管理
1.档案的起源与沿革：
1）中国甲骨文与古代埃及的石碑
2）什么是档案，什么是企业档案？
a定义：指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。
b属性分解：当时性、亲自性、真实性、记录性
2.档案管理
1）定义：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
2）档案管理六大工作内容：
a收集
b整理
c鉴定
d保管
e统计
f利用
现场问答：您在自己的档案管理工作中，6大工作哪一项最难？

二、详解《档案分类规范》
1.法律运用
1）《工业企业档案分类实行规则》（国档发【1991】20号）
2）《企业档案规则规范》（DA/T42-2009）分类
3）十大一级类目
案例：图表详解
研讨：请谈一谈档案与文件的区别？
研讨：合同档案要不要单独成一大类？
4）档号与档号编制原则
a档号与档案类别号、文件编号的区别
b档号编制的原则
案例：对全宗号的理解
2.解读四种通用档案
1）文件类档案
2）会计档案
a会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证、其他会计凭证；
b会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
c财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
3）员工档案
4）特殊载体档案
案例研讨：您单位的声像档案有哪些？实物档案有哪些？
案例研讨：哪几类是企业的业务档案?

第二讲：卷中日月长——房地产企业业务档案管理实务运用
一、把握档案管理六原则：全面、职能、特点、联系、方便、协调
1.以全部档案为对象
2.依据企业管理职能
3.结合档案内容和形成特点
4.保持档案材料的内部有机联系
5.方便管理与利用
6.协调统一、不随便改动

二、做好档案管理六环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用
1.收集：档案管理工作的实际起点
案例讨论：公司项目多部门多，如何才能确保资料收集完整及时？
两种形式：
一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；
二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。
1）收集工作流程：符合前四步骤并完成最后一步骤
是否岗位发文——是否岗位办理——是否岗位接收——是否不可或缺——是否完全不需要——是否部门核心数据
2）企业基础数据清理总汇表（现场制作：分组按照范表讨论并做出本单位汇总表）
2.整理
1）区分全宗
2）分类方案制定
3）类别号设定
4）档案排列
5）档号编制
6）互见号填写
7）档案编目
8）建立全宗卷
案例分析：文件档案的整理要点——人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.
现场练习：按照《企业档案管理规范》DA/T 42 – 2009企业档案一级类目和二级类目的划分制作本单位的两级目录

3.鉴定
1）按鉴定时段包括：归档鉴定 到期鉴定
2）按鉴定内容包括：价值鉴定 质量鉴定 利用范围鉴定
价值应坚持以下几个标准：是否具有法律依据性，是否属于公司大事，是否具有通用性或示范性，是否属于专利。
3）企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作：
a区分档案与非档案。
b区分“永久”与“非永久”：是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁
c区分重要档案和一般档案：如何界定重要一般？
d区分要控制使用的和可以公开使用的文件与档案。
e区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。
f区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案
4.保管
1）档案、底图、磁性载体文件的存放和重要档案备份要求；
2）档案修护要求；
3）库房管理要求——“以防为主，防治结合”，确保档案安全
4）排放与库位管理：大流水排放、分类排放、流水与分类排放

5.统计
1）及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表；
2）建立档案工作统计台账；
a档案馆（室）藏情况
b年度入出库情况
c档案利用情况
d档案专兼职人员情况
e档案设施、设备情况
f档案销毁情况
3）保持统计工作的连续性 ——进行统计分析研究
6.利用：档案管理的终极目的
1）加强检索系统的建设；
a分为手工检索系统和计算机检索系统
b检索信息要覆盖全部馆（室）藏
c检索功能要匹配合理
2）设定利用者权限；
3）进行利用登记；
4）采取多种方式；
5）编制各种实用汇编；
6）编写初加工的专题材料；
7）编写深加工的研究材料；
8）举办档案陈列或展览。

三、房地产企业的档案管理制度编制
1.房地产企业档案管控模式
1）档案管理体系文件
2）档案管理制度内容
案例：万科集团档案管理办法
2.房地产企业的集团管控模式应对
1）异地公司档案进行管控
2）集团管控模式下，集团对异地公司档案管控
四、房地产企业的经营生产档案管理
1.房地产企业合同与招采档案管理
1）房地产企业的合同类别
2）合同管理流程
3）合同档案档号与合同编号
4）合同档案整理
5）招标采购方式解读
a公开招标与邀请招标
b非招方式的采购
6）招标采购档案整理
案例：某房地产企业项目开发类合同分类

2.房地产企业的设计资料管理
1）工程项目设计流程
2）房地产工程设计资料
3）工程项目设计资料管理
研讨：设计变更如何管理？
4）房地产工程项目设计档案管理
研讨：设计任务书和审图记录要不要归档
3.房地产企业工程结算档案管理
1）工程结算资料分类
2）工程结算资料有效性管理
案例：某房地产企业工程竣工结算资料有效性管理作业指引
3）工程结算档案档号
4）工程结算档案整理
4.房地产企业营销与客服档案管理
1）营销与客服档案分类
2）营销推广类档案整理
3）销售类档案整理
4）客户信息档案整理
5）客户服务档案整理
案例：某房地产企业客户服务档案管理办法

5.房地产企业工程项目部资料管理
1）工程项目资料管理常见问题
2）工程项目资料管理风险点及风险控制措施
案例：房地产企业工程项目部资料管理“乱象”
3）房地产企业工程项目部资料分类
案例：某房地产企业工程项目部资料清单
4）房地产企业工程项目部资料管理重点工作
案例：某项目工程会议纪要
案例：某项目工程例会督办表
案例：某房地产企业项目文件编号规则
案例：某房地产企业项目文档管理制度
5）工程项目部对施工单位、监理单位资料管控
案例：某房地产企业与施工单位、监理单位签订的“工程档案管理协议”
6）房地产企业对项目部文档资料管理检查
案例：某房地产企业项目部文档管理检查报告

6.房地产企业工程档案如何归档整理
1）新版《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）简介
2）地方城建档案馆对工程档案的归档要求
3）新版《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）条文讲解
4）归档文件范围
5）归档文件质量要求
6）工程文件立卷
7）工程文件归档
8）工程档案验收与移交
案例：房地产工程竣工档案组卷整理法

五、房地产企业实务档案管理：
1.房地产企业证照管理
1）房地产企业证照分类
2）房地产企业证照管理
案例：某房地产企业证照管理制度
2.房地产企业印鉴管理
1）房地产企业印鉴分类
2）房地产企业印鉴管理
案例：某房地产企业印鉴管理制度

六、房地产企业档案管理信息化建设
1.电子档案基础知识
1）电子档案是具有保存价值的归档电子文件和相应元数据、背景信息和支持软件。        ——《企业档案工作规范》
2）电子档案的类型：图像、音频、视频、网页。
2.档案管理的信息化
1）档案信息化的目标与原则
2）电子文件的归档
3）传统载体档案数字化
4）电子档案的保管
5）档案网络化服务
6）档案管理系统软件

七、房地产档案管理人员
1.职业素养
1）政策贯彻及法律运用
2）日常工作
a负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。
b做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。
3）素质提升
a积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。
b树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。
2.管理技巧
1）实施“以我为主”的立卷归档原则
2）提高纸质档案立卷质量
3）加强对声像资料的保护
4）“互联网+”的运用
结束：总结与互动
1.您的收获；
2.您的困惑。
3.今后怎样投入档案管理？

业务档案管理实务培训