从适用范围看，意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。要对重要问题作出全面中肯的分析，同时拿出切实可行的解决办法和措施。
从行文机关看，意见属党政通用文种，各级机关均可使用。从行文方向看，意见既可用于下行文，向下级机关提出指导性的见解和处理办法；也可用于上行文，向上级机关提出建议；或用于平行文，就某项工作提出建议，供对方参考。
需要强调的是，意见作为上行文时，只能用于对重要问题提出见解和处理办法。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，经协调仍不能取得一致时，主办部门可列明各方依据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关一般按办事程序和要求办理。
作为上行文的意见。在实际工作中，此类意见往往作为上级机关决策的重要依据，一旦获得上级机关批准后，即可以批准机关名义转请有关部门贯彻执行。
作为下行文的意见。明确要求下级机关贯彻执行。
作为平行文的意见。对不相隶属机关征求意见的回复，提出的意见供对方参考。

1.上行文的写作要领。引言：简单说明所报意见的由来，本机关所做的工作。可用“现将有关意见报告如下”过渡。
正文的两种写法：先一揽子说明问题和情况，再一揽子提出解决意见适用于问题较少、关联度较高的情形；逐条提出问题和解决意见适用于问题较多、关联庋较低的情形。

2.下行文写作要领。下发意见应有利于下级机关贯彻执行，因此层次应清晰，内容既要有宏观指导性，又要力求具体，最好分条叙述。
引言：简单说明意见的意义、目的（如对某些方面进行指导，深入贯彻某部法律法规等），可用“现就****工作提出以下意见”过渡。
正文：指导思想、工作目标和任务；一般由粗到细逐条叙述内容（规划、方案、机构、人员、经费等）；对下级机关提出的要求（报送方案、成立机构、纳入财政预算等）。

3.平行文意见的写作要领。因所提意见供对方参考，撰写时注意语气得当。
引言：简单说明所提意见的由来（如根据领导批示或来函商洽事项等），本机关所做的工作（如进行了哪些调查研究等），可用“现提出以下意见”或者“现将有关意见回复如下”过渡。
正文的几种写法：直接提出本部门意见供对方参考；先说问题的和情况，再说本部门意见适用于问题较少、关联度较高的情形；逐条说明问题，并提出解决意见适用于问题较多、关联度较低的情形。