以下资料仅供参考,关于如何做好时间管理,有六项基本原则值得我们遵循:
一、明确目标
制定清晰、具体的目标对于时间管理至关重要。目标应该具备明确性、可衡量性、可实现性、相关性和时间限定性。只有明确了目标,才能避免盲目从众和不必要的浪费,挑战自我,刺激我们不断前进。
二、计划性和组织性
将目标转化为具体的工作计划,采取适当的步骤和方法,以取得良好的成果。成熟的计划需要明确的行动步骤、资源分配、时间安排和风险评估。遵守计划原则,不打折扣地执行计划,并灵活调整以应对困难。
三、分清轻重缓急
有效的时间管理要求我们分清哪些工作紧急且重要,哪些工作可以稍后完成。优先处理紧急而重要的工作,其次是重要但不紧急的工作,然后是紧急但不重要的工作,最后是不紧急也不重要的工作。判断工作紧急或重要的依据是其对实现目标的贡献程度。
四、合理安排时间
避免将时间浪费在琐碎的事情上,要把时间花在回报较高的事情上。通过有效的时间管理,确保将20%的时间用于获得较高回报的活动,避免高付出低回报的现象。
五、争取协作
在组织工作中,要与周边部门或人员保持联系,争取在时间上的协作。通过和他人协调,可以在较短的时间内完成任务。
六、制定规则、遵守纪律
时间管理需要规则和纪律来约束。遵守时间安排,明确开始和结束的时间,及时沟通并最小化对时间管理的影响。
还有一些重要的时间管理原则值得我们注意:
1. 平等分配:每个人都拥有全部的时间,但时间是一种被相等地分配给所有人的资源。
2. 错误的感觉:管理者往往把时间花费在非自己意愿的地方。
3. 时间分析之必要:进行每日活动记录,持续至少一周,每15分钟填写一次,作为有效时间分析的基础。
4. 预料:事先准备活动比事后补救更有效。制定应急措施以应对可能发生的意外事件。
5. 计划:有效的计划能够带来更好的结果,并在制定计划的过程中节省时间。如果缺乏认真计划,就会计划失败。此外还有一些与时间管理相关的原则如目标设定、优先次序、最后时限等也十分重要。理解并遵循这些原则可以帮助我们更有效地管理时间并取得更好的成果。在实施时间管理的过程中要注意效率和效能的平衡以及活动与效果之间的区别和联系。最终目标是实现最佳效果即用最小的努力获得最大的收益。不切实际的时间规划
管理人员在预测工作进度时,常常会过于乐观地估计完成任务所需的时间。他们往往对工作所需时间抱有过于乐观的态度,并期待他人能比实际更快地完成工作。这就像墨菲的第二定律所说:“每件事情做起来都比原来想象的要花费更多时间。”管理人员常常为自己和他人设定不切实际的时间预算。
提升执行的可能性
预期事件发生的可能性随着有计划的努力而增加。这也就是说,当我们为达成某个目标制定计划并付出努力时,这个目标实现的可能性就会增加。
紧急任务的困境
管理人员经常面临紧急任务与重要任务之间的冲突。紧急任务需要立即处理,这使得他们没有足够的时间去关注那些虽然不那么紧急但同样重要的任务。这种对紧急任务的过度关注常常让他们陷入时间的压力之中,而忽略了搁置这些任务可能带来的长远影响。
反应过度的危机管理
管理人员在面对问题时,有时会低估问题的复杂程度或遇到问题时反应过度,就像面对一场危机一样。这种过度反应的管理方式常常导致不必要的忧虑,削弱判断力,甚至导致仓促的决策和时间的浪费。
明智的选择性忽略
对于各种问题和需求,应当有选择地忽略那些可以自行解决的问题。有些问题如果不去管它,它们可能会自行消失。这样可以节省大量的时间和精力,用于更重要的工作。
时间的机动性安排
在安排个人时间时,应当有一定的机动性以应对不可预见的因素。时间安排不宜过满也不宜过松,以便于应对突发的变化和需求。
问题分析与决策
不区分问题的原因和现象往往会导致丢失实质性问题而将精力放在表面问题上。在分析问题时应当深入挖掘问题的实质并进行决策。
提供多种解决方案
在任何特定情况下,都应当提供多种可行的解决方案以供选择。这样可以增加选择最有效行动方向的可能性并避免决策的局限性。
决策的犹豫与拖延
在需要做出决策时,许多管理人员常常犹豫不决或拖延不前。这种犹豫不决也是一种决策——即决定不解决问题。而拖延则会导致时间上的损失和机会的错失。
完整的下属工作授权
在授权时,管理人员应当将完成一项任务所需的完整责任和权力同时授予下属。这样可以节省自己的时间并提高整个组织的效率。
决策层次的授权
应当将决策权授予能够做出准确判断并便于获取相关事实的尽可能低的层次。这样可以确保决策的准确性和效率性。
依赖问题的反向助长
管理人员有时喜欢让下属依赖自己解决问题这样不知不觉地导致下属习惯性地依赖并缺乏独立思考和解决问题的能力。
减少琐碎事务的干扰
所有对目标没有多大价值的琐碎事务都应当合并、取消或减少到最低程度。管理人员应当摆脱不必要的琐事并专注于更有价值的工作。
合并相似工作
在安排工作时间时应当将类似的工作集中起来以消除重复的活动和打扰如电话等这样可以更有效地利用时间和精力。
定期反馈与纠正措施
对计划的执行情况进行定期反馈是确保计划顺利进展的前提通过进度报告指出问题并及时进行纠正以避免偏差的扩大化。
例外管理的原则
例外管理原则是指在执行计划中只对出现的重大偏差进行报告和处理以保留时间和精力处理更重要的事务。与例外管理相关的还有“无需了解”的概念即除基本事实外一概不插手与了解其他细节以避免无谓的精力消耗。通过控制打扰次数、影响和持续时间等可以有效地实施例外管理。这包括提前规划工作并安排不受打扰的集中工作时间来保证有效的时间管理和提高工作效率.这一做法在避免“随时接待”和“易于接近”的误区方面也大有裨益..可以降低频繁的打扰和不必要的打扰对工作的影响从而提高工作效率和效果.通过这种方式管理人员可以更好地掌控自己的时间和精力并更有效地完成工作任务.此外还可以通过制定计划躲避打扰如关闭手机或电子邮件通知等来确保自己在不被打扰的情况下专心致志地工作.这样可以减少分散注意力的因素提高工作效率和准确性.通过以上方法我们可以看到有效的时间管理和自我控制对于提高工作效率和质量至关重要.因此管理人员应该学会运用这些方法来提高自己的工作效率和质量并为企业的发展做出更大的贡献.同时也要注意培养员工的自我管理能力让他们也能够掌握有效的时间管理技巧和方法共同提高企业的整体效率和质量.除了以上的方法以外管理人员还应该注意培养自己的习惯管理能力不断进行自我约束的训练来打破固有的旧习惯养成新的良好习惯从而提高自己的管理水平和能力更好地服务于企业和员工的发展.他们还应该积极应对工作膨胀(帕金森定律)现象合理安排工作使其持续而不断以达到持续有效的进展最终实现管理的目标.实施时间计划并保持连续性是每天进行有效时间管理的基础也是实现管理目标的重要保障之一.因此管理人员应该接受现实中的挑战勇敢地改变那些能够被改变的事物坦然地接受那些无法改变的事物关于管理之道
企业管理需要寻找科学与科学管理之间的平衡点,合理运用理论指导实践操作。这表明,在管理中既要遵循科学原则,也不能忽视实践的重要性。授权与控制作为管理的两个方面,既要实施合理的授权机制,同时也要保证一定的控制力度。这种授权与控制的平衡性对于企业的发展至关重要,任何一方的偏废都可能导致管理上的失误。
在管理方法上,高层管理者应注重战略布局,而中低层管理者则需关注细节处理。这两者并非孤立存在,而是相辅相成,共同构成了企业管理的完整体系。高层与基层的管理工作各有侧重,但都需兼顾战略与细节的平衡,这样才能使企业稳健发展。
关于管理文化
企业文化与生产经营活动并非孤立存在,而是相互依存、相互促进的关系。企业文化是生产经营活动的精神支柱,而生产经营活动则是企业文化的具体体现。这种相融的关系使得企业文化与生产经营活动共同构建了企业的基石。
企业精神并非只是企业领导者的专属财富,而是全体员工共同参与、共同分享的集体智慧。这种企业精神是全体员工共同努力、共同奋斗的结果,体现了企业的凝聚力和向心力。
在企业管理中,除了上述的平衡和融合外,还有许多其他重要的方面值得关注和探讨。例如,如何有效沟通、如何激励员工、如何制定合理的规章制度等等。这些方面的有效实施和运用,都将对企业的稳定发展产生深远影响。作为企业管理者,应不断学习、探索、实践,努力提升自身的管理水平和能力,为企业的发展贡献力量。
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