一、公文格式组成
2012年颁布的《党政机关公文处理工作条例》规定，公文一般由份号、密级、和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等18项要素组成。
二、公文介质的格式标准
1.纸型：用60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸，纸张的白度为80﹪～90﹪。用纸幅面为国际标准A4型纸，成品尺寸为210㎜×297㎜。
2.版心：版心尺寸为156㎜×225㎜（不含页码）。上边距37㎜，下边距35㎜，左边距28㎜，右边距26㎜，每页22行，每行28个字，行距为3号字的7/8（约4.85㎜，用word可将行间距设为28磅）。为方便印制，每页行数可视情况增减1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。
3.装订：双面印刷，骑马订或左侧平订。
三、公文组成要素的格式标准
公文的组成要素主要分为版头、主体、版记3个部分。版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等6个要素，主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等9个要素，版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等2个要素，以上17个要素均在版心之内；版心这外，还有页码1个要素。
（一）份号
1.定义：公文印刷份数的顺序号。
2.范围：涉密公文应当标注份号。
3.标注位置及标准：用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。
（二）密级和保密期限
1.定义：公文的秘密等级和保密的期限。
2.范围：涉密公文
3.依据：根据涉密程度。
4.内容：分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
5.标注位置及标准：用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度
1.定义：公文送达和办理的时限要求。
2.依据：根据紧急程度。
3.分类：紧急公文分别标注“特急”“加急”，电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
4.标注位置及标准：用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，则依次自上而下分行排列，即紧急程度标注在版心左上角第3行。标注份号不标注密级时，紧急程度的两字之间容空1字，标注在版心左上角第2行；份号和密级均不标注时，紧急程度的两字之间空1字，标注在版心左上角第1行。
（四）发文机关标志
1.组成：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。
2.联合行文：可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
3.标注位置及标准：发文机关标志居中排列，上边缘至版心上边缘35㎜（位置不因份号、密级和保密期限、紧急程度等要素的增减而改变）。发文机关标志字体要庄重、大气、美观，推荐使用小标宋体，字体颜色为红色，字号应不大于上级机关的发文机关标志。联合行文时，如需同时标注联合发文机关名称，主办机关名称在前，其他机关名称依次自上而下分行排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。
(五)发文字号
1.组成：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
2.联合行文：使用主办机关的发文字号。
3.标注位置及标准：一般编排在发文机关标志下空2行（约21㎜），居中排列。上报公文的发文字号居左空1字编排。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。
（六）签发人
1.范围：上行文
2.内容：签发人姓名。
3.标注位置及标准：居右空1字，编排在发文机关标志下空2行（21mm），由“签发人”3个字加全角冒号和签发人姓名组成，“签发人”用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排列两个姓名，两个签发人姓名中间空1字，回行时与上一行第一个签发姓名对齐，最后一个签发人姓名与发文字号处于同一行，下边缘距下方的红色分隔线4cm。
（七）标题
1.组成：由发文机关名称、事由和文种组成。
2.标注位置及标准：用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空2行，分1行或多行居中排列。
（八）主送机关
1.定义：公文的主要受理机关。
2.要求：使用机关全称人、规范化简称或同类机关统称。
3.标注位置及标准：用3号仿宋体，居左顶格编排于标题下空1行，回行仍顶格，最后1个机关名称后加全角冒号。
（九）正文
1.定义：公文的主体，用来表述公文的内容。
2.标注位置及标准：用3号仿宋体，编排于主送机关名称下1行，每个自然段左空2字，回行顶格。文中小标题层次序号依次使用“一”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层序号及小标题用3号黑体，第二层用3号楷体（不加粗），第三层及以下均用3号仿宋体。
（十）附件说明
1.组成：公文附件的顺序号和名称。
2.标注位置及标准：如有附件，用3号仿宋体，在正文下空1行，左空两个字编排“附件”二字，后标注全角冒号和附件名称。若公文有多个附件，需使用阿拉伯数字标注顺序号。
（十一）发文机关署名
要求：署发文机关全称或规范化简称。
2.格式标准：用3号仿宋体。
（十二）成文日期
要求署会议通过或发文机关负责人签发的日期。
联合行文：署最后签发机关负责人签发的日期。
3.格式标准：会议审议通过的公文成文日期编排在公文标题下方居中排列，用3号楷体，写全年、月、日，用“（括号）”括起来；其他公文成文日期在发文机关署名下空1行，用3号仿宋体，写全年、月、日。
4.发文机关署名及成文日期的标注位置：
单一机关行文时，如不加盖印章，则在正文或附件说明下空1行编排发文机关署名，在发文机关署名下空1行编排成文日期。发文机关署名长于成文日期时，右空2字编排发文机关署名（即发文机关署名末字距离版心右边缘2字），成文日期首字比发文机关首字右移2字；发文机关署名短于成文日期时，右空2字编排成文日期，发文机关署名首字比成文日期首字左移2字；发文机关署名过短时，如只有3-4字时，可适当增加字符间距（3个字时每字中间空2字，4个字时每字中间空1字）。如加盖印章，则在正文或附件说明下（约空3-4行）编排发文机关署名和成文日期（确保印章上边缘距离正文或附件说明末行1行之内，下边缘压发文机关署名和成文日期），成文日期右空4字编排，发文机关署名以成文日期为准居中编排。
联合机关行文时，如不加盖印章，则先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排，依照最长的发文机关署名长度适当增加其他发文机关署名的字符间距，确保所有发文机关署名两端匀齐，在最后一个发文机关署名下1行编排成文日期。最长的发文机关署名短于成文日期时，右空2字编排成文日期，发文机关署名首字比成文日期首字左移2字。如加盖印章，则将各发文机关署名按发文机关顺序依次排列，根据印章大小和发文机关数量确定每排发文机关署名数量（每排排列2-3个），在最后一个发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期居右空4字，最后一个发文机关署名以印章为准居中编排。
（十三）印章
1.范围：公文中有发文机关署名的。
2.要求：与署名机关相符。
3.例外：有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加印章。纪要也可不加印章。
4.标注位置及标准：印章用红色。单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章上边缘距正文或附件说明末行1行之内。联合行文时，依次按发文机关署名顺序一一将印章加盖发文机关署名和成文日期；印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超过版心。
注意：公文加盖首个印章的页面应当同时显示正文、发文机关署名和印章。上行文须加盖印章。印章要与发文机关署名一致。
（十四）附注
1.定义：公文印发传达范围等需要说明的事项。
2.标注位置及标准：用3号仿宋体，居左空2字加“（）”编排在成文日期下1行。
注意：请示、函等用于请示、商洽某项工作或某些事情的公文，应在附注位置标注发文机关联系人，联合行文只标注主办机关联系人即可。
在附注位置标注联系人及联系电话时，建议格式为：在同一行标注“联系人”3个字及联系人姓名、“联系电话”4个字及联系电话，两者中间用分号隔开，“联系人”、“联系电话”后分别标全角冒号。
附注回行时，第二行首字与版心左边缘对齐。
（十五）附件
定义：公文正文的说明、补充或参考资料。
标注位置及标准：另面编排，在版记之前，与正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行（即“附件”二字及附件序号下空1行）。如附件与正文不能一起装订，在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号，并在发文字号后标注“附件”二字及附件序号。
注意：附件的序号和名称应与附件说明标注的序号和名称一致。“附件”二字及附件序号后无标点符号。
（十六）抄送机关
1.定义：除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。
2.要求：使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
3.标注位置及标准：用4号仿宋体，编排在公文最后一页的版记位置，左右各空1字。“抄送”后标全角冒号，冒号后标注抄送机关名称，回行时与冒号后抄送机关名称首字对齐。最后一个抄送机关名称后标句号。每行末尾均标句号。
注意：抄送机关的排列顺序按机关性质和隶属关系确定，按先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序排列；同级不同类的机关要按党、政、军、群的顺序排列，如需抄送人大、政协、法院、检察院，则另起一行排列，如需抄送各民主党派、工商联，再另起一行排列；对上级、平级、下级机关均用“抄送”。
如需同时向多个机关报送文件，应确定主送机关后，将其他需报送机关在抄送机关中予以标注，以避免交叉批示。向上级机关的请示不得抄送下级机关。
（十七）印发机关和印发日期
1.组成：公文的送印机关和送印日期。
2.标注位置及标准：用4号仿宋体，编排在抄送机关下1行，版记末条分隔线之上。印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字标全年、月、日，后加“印发”二字。
注意：上行文、平行文或下行文印发日期后均加“印发”二字。印发机关为发文机关的办公厅（室）或文秘部门，而不是发文机关。
抄送机关、印发机关和印发日期属版记部分。版记中的分隔线与版心等宽，首条、末条分隔线用粗线（高0.35mm），中间分隔线用细线（高0.25mm），首条分隔线位于版记第一个要素之上，末条分隔线与末页版心下边缘重合，在版记部分不得额外标注打字、校对人员等其他内容。公文双面印刷时，版记应标注于公文的偶数页，如正文或附件末页为奇数页，则在其后加一个偶数空白页，再于偶数空白页标注版记。
（十八）页码
1.定义：公文页数顺序号。
2.标注位置及标准：用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放1条一字线，一字线距版心下边缘7 mm。公文用骑马订或左侧平订，单页码右空1字，双页码居左空1字。
注意：页码标注于版心之外，公文首页也应标注页码。版心前有空白页的，空白页和版记页都不标注页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。
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