提升行政助理技能课程

第一部分   秘书角色认知
一、秘书的职业特性与素质要求
1、准确自我定位
高级秘书与初级、中级秘书工作内容有什么不同
视频：为什么不提拔我？
现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”
秘书与助理区别
2、如何提升秘书人员的素质
优秀与一般的差异修炼良好心态
案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？
第一种人认为：秘书就是个“万金油”角色；
第二种人认为吃年轻饭，混日子；
第三种人是有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星级的秘书/助理从优秀到卓越
案例：老板眼中的五星级秘书/助理

二、秘书职场礼仪规范
1、塑造良好的个人职场形象你的形象直接影响公司形象
职业形象六要素
“拒绝”着装败笔着装误区
恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
案例：为什么不录用我，我错在哪呢？
案例：你的老大用你做秘书，她的品位也不过如此了
2、基本职场礼仪
办公室礼仪
待礼仪形体仪态的训练
站姿—体态美的起点
坐姿—高雅仪态的展示
走姿—动态美的展示
表情—内心世界的窗口：目光、笑容
接待礼仪
有约接待
无约接待
电话礼仪与应对技巧
现场演示：如何着装让我更优雅和自信

三、办公场所5S管理
5S的概念
推行5S的重要性
如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧
职业形象塑造，不是您个人的事，常听到这样的话，看到您就看到了您领导的品味。责任重大
从改变自己开始吧！
案例：为什么有需求，见了你后需求就没有了

第二部分   工作技能篇
一、高级秘书的时间管理及工作统筹要求
1、时间管理的误区
2、时间统筹的5种方法
现场演示：整理你平时工作中1天的时间，临时工作所在你一天工作中的比例多数？
盘点你的工作效率。
3、练习2：整理一个秘书的工作日程
时间管理小窍门
办公室事务处理技巧
上级的时间管理与安排
上司出差日程管理与工作计划
案例：如何管理上司的时间帮领导做计划的技巧
小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理好你的时间，让自己活出精彩？
案例：从种树任务分析您解决问题的思路
做正确的事，不仅是把事做对
大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？其实是可能的，老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀

二、会务组织与管理
成功组织会议的技巧
组织阶段的工作：
会前准备
会中协助
会后整理
会议座次安排的学问
练习：小组讨论：如何协助召开公司例会
案例：如何应对会议中的“漏洞”？

三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
信息工作的六个基本要求和三个诀窍
收集信息工作的三个诀窍
2、文档管理
文档分类及储存的工作规范
文档查阅及分装的工作规范
文档销毁及保密的工作规范
案例：李秘书的返工引起的深思

四、高级秘书公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文写作的方法
写作原则
写作特点
3、常用行政公文写作规范及训练
通用公文：
通知
请示
批复
事务公文：
工作计划
工作总结
会议纪要
现场模拟：会议记录及纪要训练
现场研讨：领导公文文种混淆（关于……请示报告），您如何处理来？

第三部分   统筹管理篇
一、高级秘书人际沟通与工作协调技巧
游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀
学会聆听：不轻易打断对方的话
怎样反问：了解对方的需求
如何肯定：肯定对方微笑、点头、是是是
表明立场：拒绝的艺术
提出解决方案：提出2-3个解决方案
案例：如果是你该怎么说？
为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2、有效沟通过程及环节
信息发送、接收、反馈沟通漏斗
有效发送的技巧
现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事
3、认识你的沟通对象
与上级沟通的原则
与各种性格的领导打交道技巧
跨部门的沟通技巧
与客户沟通
游戏：究竟是谁的错？
研讨九型人格学问教您认识自己和他人的工具
只有“懂领导”才能帮领导

二、高级秘书人员办公室事务管理
1、了解企业行政管理内容：
后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）
案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？
办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）
员工安全和保密工作

三、事物性项目性工作的组织管理
事务工作有哪些
学会列事务清单
用项目计划管理工作
现场演示行政事务工作：1、搬家后员工提出不满，如何解决？
2、如何合理安排分布办公室？
3、如何为上司整理办公室？

四、秘书的自我情绪控制与压力管理
现场测评你的压力等级
1、培养快乐的心理
2、战胜你的弱点
3、如何有效控制情绪的技巧
4、如何进行压力管理的方法

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