企业文秘、行政助理综合技能实战培训

课程背景
在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的；很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难 “想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过二天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧。
课程对象
企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等。

课程大纲
第一部分  职业素养篇
一、秘书／行政助理职业特性与素质要求
1.秘书／助理人员的自我角色定位
① 初级秘书／助理：事务性文员
② 中级秘书／助理：事务性文员＋协助管理
③ 高级秘书／助理：独立管理＋事务处理
.视频：
.现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”
2.优秀秘书／助理人员的胜任素质
① 如何提升秘书／助理人员的素质
② 优秀秘书与一般秘书的差异
.案例分析：

二、秘书／助理的职业生涯规划
1.什么是职业生涯规划？
2.为何要进行个人职业生涯规划？
① 分析自我，确立人生的方向
② 准确评价个人特点和强项，在秘书／助理的职业竞争中发挥个人优势
③ 看到秘书／助理职业发展规划的前景，提供前进的动力
.小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢
3.职业生涯规划的简单步骤
① 掌握SWOT分析工具进行自我分析
② 运用“5W提问”法进行自我分析
.What I am? 我是什么样的人？
.What I want? 我想要什么？
.What I can do? 我能做什么？
.What fit I most? 什么是最适合我？
.What I can choose？我能够选择什么？
.走进实战：“我的命运我把握，我的前途我做主。”
.运用SWOT分析工具认识自我

三、秘书／助理商务礼仪规范
1.塑造良好的个人职场形象
① 着装的TOP原则
② “拒绝”着装败笔——着装误区
③ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
.案例：
2.基本商务礼仪
办公室礼仪／接待礼仪／电话礼仪与应对技巧
.现场演示

四、办公室5S管理
1.5S的概念
2.推行5S的重要性
3.如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
4.长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
.现场模拟
快速掌握5S技巧。

第二部分  工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
1.时间管理的误区
2.时间管理的原则
① 目标管理与80/20法则
② 缓急轻重的优先管理
③ 个人时间与领导工作时间计划与安排
3.时间管理小窍门
4.办公室接待与电话处理
5.上级的时间管理与安排
6.自我情绪控制与压力管理
7.上司出差日程管理与工作计划
.小组讨论：

二、会务组织与管理
1.成功组织会议的技巧
2.组织阶段的工作：会前准备／会中协助／会后整理
3.会议座次安排的学问
.练习
.案例
三、信息、文档管理与运用
1.信息收集
① 信息工作的六个基本要求和三个诀窍
② 收集信息工作的三个诀窍
③ 信息的查实及传递
④ 信息的储存与保密
2.文档管理
① 文档分类及储存的工作规范
② 文档查阅及分装的工作规范
③ 文档销毁及保密的工作规范
.案例

四、行政公文写作技巧与处理实务
1.行政公文写作的基本要求
2.行政公文的格式
3.常用行政公文写作及公文格式要素范例
① 通用公文：报告／请示／批复／函／决定／公告／通告
② 事务公文：工作计划／工作总结／会议纪要
③ 礼仪文书：请柬／介绍信／推荐信
.案例分享
.撰写初稿练习

第三部分  统筹管理篇
一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。
1.成功沟通的秘诀
① 学会聆听：不轻易打断对方的话
② 怎样反问：了解对方的需求
③ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是
④ 表明立场：拒绝的艺术
⑤ 提出解决方案：提出2-3个解决方案
.案例
2.有效沟通过程及环节
① 信息发送、接收、反馈
② 有效发送的技巧
.现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事
3.认识你的沟通对象
① 与上级沟通的原则
② 与各种性格的领导打交道技巧
③ 跨部门的沟通技巧
.游戏

二、行政管理人员办公室事务管理
1.后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）
2.办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）
3.员工安全和保密工作
4.公共关系管理
.全景案例
.案例
三、事物性项目性工作的组织管理
1.事务工作有哪些
2.学会列事务清单
3.用项目计划管理工作
.沙盘演练
四、课程分享：我学到了什么？

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