原创 邢玉平

单证如何保管才能符合AEO认证及进出口合规管理要求？
单证保管作为进出口企业一项基本职责，是每个企业都不能忽视的一项工作。单证留存的完整性，一方面是满足企业内部资料查证和审计管理的基本保障，另一方面更为重要的是满足稽查条例对于企业单证的基本要求。因此，AEO认证对于单证保管的要求，实质上也是促进企业合规管理的重要一环。
--邢玉平
案例导读
一、AEO认证中对于“单证管理”的认证要求
AEO认证标准中的第四条“单证保管”，其认证要求主要包括：企业应完整准确留存进出口申报相关单证、加工贸易保税业务相关申报单证和数据、进出口涉检货物的管理数据台账记录。另外附加对于相关海关核发的证件、法律文书、报关专用章及海关认证企业的认证档案的保管措施及文档实际管理状况。
而从实地认证角度，海关除了查阅企业对于相关文档管控程序规定，更为重要部分在于海关实际抽查企业涉及到进出口申报单证、保税管理单证等文档的实际留存情况。因此，企业实际档案的留存完整性、保存的方式规范性、以及查阅的便捷性，都将体现在实地认证环节。而单证的留存规范，又体现在企业的日常管理规范和习惯之中，因此，树立企业的规范的单证保管机制，并且切实的落实到日常管理规范之中，才是保障在海关实施认证环节，能够快捷、准确、完整的调阅出海关需要查看的单证。

二、“妥善保存单证”对企业的现实意义
进出口申报单证，作为涉外进出口企业在实际申报和相关管理作业中所产生的最直接的凭证，是海关稽查规范要求和海关信用管理要求企业所必须保存的。
从“海关稽查条例”的稽查期限规定要求角度来看，企业需要留存相关申报资料“自进出口货物放行之日起3年内，或保税货物、减免税进口货物的海关监管期限内及其后的3年内”，而同时稽查条例又规定“被稽查人未按照规定编制或者保管报关单证、进出口单证、合同以及与进出口业务直接有关的其他资料的，由海关责令限期改正，逾期不改正的，处1万元以上5万元以下的罚款；情节严重的，禁止其从事报关活动”。因此，妥善保存单证是一项硬性要求。
而我们从企业的实际日常海关事务管理角度来看，妥善保存单证对于企业的日常资料查证、进出口审计应对、海关稽查应对都具备现实意义。包括：
1）单证留存完整，对于日常经营过程中遇到海关删改单处置、查验举证、日常内部调阅查证等，都能快捷查找出。而从单证保存的完整性角度，企业留存的正常也是多于向海关单一窗口所上传的资料，因此，企业不能寄希望于从单一窗口上传的资料中获取完整资料。
2）面对企业进出口业务的内外部审计，进行调阅资料抽样审核是必不可少的，因为完整的进出口数据台账是保障进出口审计抽样有效性的前提之一，而完整的申报凭证和数据留底，又是审计实施的重要基础保障。
3）企业面对海关时，如上所述，能够按照稽查要求快速准备全套单证，是积极配合海关稽查实施的前提条件之一。

三、如何“妥善”保存进出口相关单证？
对于进出口单证的保管方式，伴随着海关通关无纸化、检验检疫无纸化、以及海关申报随附单证的简化措施等措施的实施，单证保管的方式，也发生了较大的变化，电子化保管成为了当前的主流方式，而这其中也在关务信息化的推动下，进一步优化。对此，从海关AEO认证符合性角度来看，企业可以对不同单证类型选择不同的保存措施：
⒈、进出口申报单证，可以采用纸质完整留存或电子档完整的留存方式，不管企业选择哪一种，至少保证一种方式是完整的。如果选择纸质留存，就需要在单证存档的索引管理、档案室的管理、文档调阅与销毁管理上明确相应的管理措施；而如果采用电子档方式保管，又考虑是上传至“关务系统”中逐票对应保存，还是存放在文件服务器中建立对应“文件夹”进行保存，无论哪种方式电子保管，都需要做到资料的备份管理。
⒉、加工贸易保税管理单证，目前从日常作业角度基本已全部电子化，而同时考虑加贸保税单证除了正常的申报单证（如内销申报单证、结转申报单证、外发审批单证、报核套表等），另有较多的申报数据台账记录（如内销申报的转内销明细数据、折料数据、结转对账数据、外发收发数据、单耗申报数据等），因此，电子档的存档方式更为便捷。
⒊、涉检的台账保管，此条对于日常进出口管理中较为疏忽的一环，对此，我们结合实际情况，应该保存的是涉检货物从口岸到货申报、查验、入厂检查、问题处置环节记录台账，重点是记录异常问题及处置措施，并随附保存相应的异常处置凭证（如：木质包装到货检验虫害后的销毁凭证等）。

四、从企业规范管理角度，单证保管的注意事项
对于单证保管的实际状况，从我们日常对企业开展审计或AEO辅导查证角度来看，依然有几点值得注意：
其一、进出口单证保存方式不规范，同一份单证纸质和电子各有部分，查找完整单证困难。
其二、纸质存档档案室管理混乱，未按货架分类放置，调阅单证无法及时调阅出。
其三、存档的单证中仅是申报单证，涉及到相关的许可证件、原产地证、检验凭证等复印件未留存，保存不完整。
其四、部分进出口涉及特殊监管方式单证中未留存原对应进出口单证（如：退运进口货物单证中未留存原出口的报关单）。
其五、保税相关单证及数据存档未分类，涉及内销、外发等相关处置单证查找不便。
其六、部分涉检、涉证的申办单证未留存。
单证的保管
作为涉外进出口企业的一项基础管理规范
无论企业是否为海关AEO认证企业
都需要足够重视